Mikä on ohjelmistolisenssien ja niiden käytön seurannan merkitys?

Useimmilla yrityksillä ei ole täydellistä käsitystä siitä, millaisia lisenssejä niillä on eri ohjelmistoihin, keillä käyttäjillä ne ovat tai keillä niiden pitäisi olla. Joillekin tämä on IT-johdon haaste, toiset eivät pidä sitä kovin tärkeänä. Huolellisella lisenssien hallinnalla voi kuitenkin olla merkittäviä liiketoimintahyötyjä. Tässä kerrotaan, miksi ohjelmistojen hallinta on tärkeää.

Hallitsemattomat ohjelmistolisenssit voivat aiheuttaa ongelmia, joista ette välttämättä ole tietoisia. Saatatte maksaa ohjelmistoista, joita ei käytetä odotetulla tavalla, tai päinvastoin – maksatte liian vähän. Jälkimmäinen saattaa vaikuttaa yritykselle edulliselta, mutta todellisuudessa se ei ole sitä.

Jos ohjelmistotoimittaja tekee tarkastuksen ja käy ilmi, että sopimusehtoja on rikottu – tahallisesti tai tahattomasti – riski sakkoihin kasvaa. Mitä suurempi yritys on ja mitä laajemmin ohjelmistoa käytetään ilman lisenssiä, sitä kovemmat sakot voivat olla.

Vaikka se saattaa kuulostaa tiukalta, ohjelmistotoimittajat saavat tulonsa yrityksiltä, jotka maksavat käyttäjäkohtaisista lisensseistä. Siksi on ymmärrettävää, että he haluavat suojata immateriaalioikeuksiaan. Paras tapa onkin pitää kokonaiskuva hallussa: mitä käytätte, mitä maksatte ja mitä hyötyjä parempi hallinta voi tuoda.

Useimmilla yrityksillä ei ole tarkoituksellista strategiaa olla hallitsematta lisenssejään, mutta on täysin ymmärrettävää, että näin käy. Monien tekijöiden huomioon ottaminen tekee lisenssitarpeista vaihtelevia. Tällaisia tekijöitä ovat esimerkiksi:

• Erilaisten sovellusten ja ohjelmistojen laaja käyttö organisaatiossa, Microsoft Officesta erikoistuneempiin ohjelmistoihin, joita käytetään esimerkiksi tuotesuunnittelussa, tuotannossa, arkkitehtuurissa, tekniikassa, rakentamisessa ja suunnittelussa

• Käyttäjien erilaiset työroolit ja osastot

• Käyttäjien määrä ja ohjelmistopakettien käyttöaika

• Käyttö eri paikoissa

• Etätyön lisääntyminen

• Hybriditoimistojen kehitys

• Henkilöstön yksityisten laitteiden käyttö

• Uusien tiimin jäsenten liittyminen

• Henkilöstön/tiimin jäsenten eroaminen

Ota hallinta takaisin

Pohdi lisenssien hallinnan puutteista aiheutuvia riskejä, kuten liikaa tai liian vähän maksamista. Liian monesta lisenssistä maksaminen on yksinkertaisesti rahojen haaskausta. Lisenssien hallinnan puute voi johtaa ongelmiin, joista ette ole tietoisia, ja joskus jopa vuosien ajan. Laskut kulkeutuvat helposti hyväksyvästä osastosta edelleen laskutusosastolle ilman, että niitä kyseenalaistetaan. Koska noudatatte sopimuksia, kukaan ei todennäköisesti kerro teille, että maksatte liikaa. Sen sijaan, jos maksatte liian vähän, toimittaja huomaa sen nopeasti. Molemmat tilanteet voidaan helposti välttää ilman suuria hallinnollisia ponnistuksia.

Anna ohjelmiston valvoa ohjelmistoja

Symetri tarjoaa ratkaisun ohjelmistojen seurantaan. Se on suunniteltu käsittelemään yllä mainittuja ongelmia ja riskejä samalla, kun voit optimoida työskentelytapaasi. Kyse ei ole pelkästään ongelmien välttämisestä, vaan myös tiimiesi täyden potentiaalin hyödyntämisestä.

Ratkaisumme, CQFlexMon, antaa työkalut ohjelmistojen seurantaan, käyttöjen seuraamiseen, lisenssien noudattamisen varmistamiseen, kustannusten hallintaan sekä piilevien ongelmien tunnistamiseen ohjelmistokannassasi. CQFlexMon tarjoaa kokonaiskuvan kaikista lisensseistä – Autodeskin ja Microsoftin tuotteista aina muiden ohjelmistotoimittajien tuotteisiin. Käytännössä se toimii lähes minkä tahansa ohjelmiston kanssa.

Lisäksi on tärkeää seurata ohjelmistotoimittajien ehtoja ja varmistaa niiden noudattaminen. CQFlexMon havaitsee helposti poikkeamat.

Täysi hallinta: CQFlexMonin edut

Kaikki ohjelmistot eivät ole käytössä jatkuvasti kaikilla organisaation käyttäjillä. Joku voi käyttää tiettyä ohjelmaa päivittäin, kun taas muut käyttötarpeet voivat olla satunnaisempia roolista tai projektin vaiheesta riippuen. Käyttöjen analysoimatta jättäminen tekee lisenssien hyödyntämisen seurannasta vaikeaa. CQFlexMon näyttää tarkan käytön määrän, mikä mahdollistaa lisenssien sovittamisen todellisiin tarpeisiin.

• Yleisnäkymä: Nopeasti hahmotettava visuaalinen yleiskuva lisenssikannasta, joka näyttää, kuka käyttää mitäkin lisenssiä ja missä ne on asennettu, taulukkomuotoon analyysiä varten

• Kustannusten optimointi: Tarkista ohjelmien käyttö varmistaaksesi lisenssien hallitun jakamisen. Tämä vähentää turhia kuluja ja minimoi käyttämättömien lisenssien kustannukset

• Tehokkuus: Varmista, että oikeat lisenssit ovat käytettävissä niitä tarvitseville. Seuraa lainattuja lisenssejä ja varmista, että ne palautetaan

• Vaatimusten noudattaminen: Varmista, että asennetut ohjelmistot noudattavat toimittajien lisenssiehtoja

• Oikea sisäinen laskutus: Laske todelliset lisenssikustannukset käyttäjittäin, koneittain ja osastoittain varmistaen tarkka kustannusten kirjaus ja sisäinen laskutus

Named User -lisenssit

Esimerkiksi Autodesk tarjoaa nykyään vain nimettyjä käyttäjäkohtaisia lisenssejä (Single-User Subscription tai Flex-token). Verkkolisenssejä ei enää ole saatavilla. Nimetyistä käyttäjistä lisenssit on kohdistettava niille, jotka käyttävät ohjelmaa, ja poistettava käyttäjiltä, jotka eivät enää tarvitse lisenssiä. Tämä voi aiheuttaa lisätyötä ja hallinnollisia kuluja IT-henkilöstölle. Autodesk Flex -mallissa maksetaan token-pohjaisesti, jolloin ohjelmistoon pääsee 24 tunniksi tai rajatuksi ajaksi. Käyttöasteen seuranta auttaa tunnistamaan harvoin käyttävät käyttäjät ja optimoi lisenssien käytön.

CQFlexMon helpottaa päätöksentekoa näyttämällä, kuinka monta lisenssiä teillä on ja mitä tyyppiä tarvitaan analysoimalla olemassa olevia lisenssejä. Voit tunnistaa harvoin ohjelmaa käyttävät, jotka saattavat tarvita vain yksinkertaisen AutoCAD-lisenssin (tai vain viewerin), sekä aktiiviset käyttäjät, jotka tarvitsevat koko Autodesk Product Design & Manufacturing Collection -paketin.

CQFlexMonin "Flex" tarkoittaa ennen kaikkea moduulien joustavuutta, joissa voit valita yrityksellesi merkityksellisimmät osat.

Ota yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää lisensseistä. Lue lisää CQFlexMonista täällä.