Kaikki oleellinen tuotetiedon hallinnasta (PDM)

#1: Mikä on PDM?

Jos kysyt useilta henkilöiltä, mitä PDM on, saat luultavasti yhtä monta eri vastausta kuin on kysyttyjä henkilöitä. PDM on käsite, joka voi olla joko kapea tai laaja – riippuen siitä, miten sen määrittelee.

Me Symetrillä määrittelemme PDM:n: se on järjestelmä tuotetiedon tallentamiseen, ylläpitoon ja hallintaan – koko tuotteen elinkaaren ajan, aina sen määrittelystä valmistukseen ja ylläpitoon saakka. Tämän voi toteuttaa monella eri tavalla.

Kun keskustelemme asiakkaidemme kanssa PDM:stä, lähtökohta on usein se, että he tällä hetkellä tallentavat tiedostonsa kansiorakenteeseen palvelimella. Tämä toimintatapa on toiminut hyvin aluksi, erityisesti silloin, kun dokumentteja luo vain muutama henkilö. Mutta dokumenttien ja työntekijöiden määrän kasvaessa haasteet lisääntyvät – se, mikä aiemmin oli helppo löytää, muuttuu vaikeaksi ja aikaa vieväksi, jos sitä ylipäänsä edes löytyy.

Toinen tärkeä näkökulma on tietoturva: voiko olla varma, että palvelimella oleva dokumentti on varmasti uusin versio? Ja mistä tietää, että sisäisesti tai ulkoisesti lähetettyjen sähköpostien liitteinä on juuri se viimeisin dokumenttiversio?

PDM-järjestelmää tulisi ajatella tuotekehi­tyksen tukitoimintona, jonka tarkoituksena on tehostaa prosesseja ja vahvistaa yrityksen kilpailukykyä. Järjestelmä varmistaa, että käytössä on vain yksi, ajantasainen ja laadukas tietolähde. Lisäksi dokumentit voidaan luokitella niin, että niitä on helpompi hakea joko attribuuttien, vapaasanahaun tai näiden yhdistelmän avulla. PDM-järjestelmä tarjoaa myös hallinnan dokumenttien uusimpiin versioihin, elinkaaren tilaan, dokumenttien rakenteisiin (miten ne liittyvät toisiinsa) sekä dokumenttien historiatietoihin – mikä osaltaan takaa laadun.

Koska PDM-järjestelmät perustuvat tietokantoihin, dokumenttien jakelu on huomattavasti tehokkaampaa – ensisijaisesti sisäisesti, mutta myös asiakkaille ja toimittajille, riippumatta siitä, työskentelevätkö he samassa paikassa vai eivät. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa sen, että nähdään, minkä dokumenttien parissa työntekijät parhaillaan työskentelevät – mikä helpottaa merkittävästi yhteistä projekti- ja tuotantosuunnittelua.

 

#2: Miksi PDM?

Tuotekehityksessä ja valmistuksessa on äärimmäisen tärkeää, että käytettävissä on oikeat ja ajantasaiset suunnittelutiedot. Tämä puolestaan edellyttää tarkoituksenmukaisia ratkaisuja ja prosesseja, jotka varmistavat tietojen tehokkaan käytön ja hallinnan kaikissa projektin vaiheissa. Silti havaitsemme usein, että monilla tuotekehitysyrityksillä on juuri tässä haasteita.

Kuinka moni seuraavista haasteista kuulostaa teille tutulta?

• Suunnittelutiedostojen ja -dokumenttien tehokas hallinta on vaikeaa

• On vaikea varmistaa, että tiedostonimet ja ominaisuudet täytetään oikein joka kerta

• On vaikea varmistaa, että kaikki suunnittelutieto varmuuskopioidaan säännöllisesti

• Suunnittelutiedon jakaminen muille, erityisesti niille, jotka eivät käytä CAD-ohjelmia, on haastavaa

• Sinä ja kollegasi käytätte kohtuuttomasti aikaa toistuviin tehtäviin, kuten ominaisuuksien syöttämiseen, tuotantovalmiiden piirustusten luomiseen, materiaaliluetteloiden viemiseen ERP-järjestelmään, tiedostojen etsimiseen tai muutosten hallintaan

Vastasitko kyllä yhteen tai useampaan kohtaan? Siinä tapauksessa PDM-järjestelmästä voi olla teille huomattavaa hyötyä. Ongelmakohdan ratkaisun lisäksi saavutettavissa on useita muita etuja:

• Parempi tehokkuus, koska pääset käsiksi oikeaan tietoon nopeammin kuin ennen

• Parantunut laatu, koska voit olla varma, että työskentelet dokumentin uusimman version kanssa

• Helpompi tiedon löytäminen – pääset nopeasti käsiksi tietoihin tallennettujen hakujen ja pikanäppäinten avulla

• Tiedon uudelleenkäyttö – aiemmat suunnittelut on helppo löytää ja hyödyntää uudelleen kokonaan tai osittain

• Automaattinen muutostenhallinta intuitiivisen työnkulkujärjestelmän avulla, joka automatisoi prosessin

• Hyvä tuki useille käyttäjille, jotka työskentelevät samanaikaisesti saman suunnitelman parissa

• Keskitetty tiedon tallennus automaattisella varmuuskopioinnilla

#3: Erilaiset PDM-järjestelmät

Millaisia PDM-järjestelmiä on olemassa ja millaisia ongelmia ne voivat ratkaista?
Se, minkälaisen järjestelmän sinä ja yrityksesi valitsette, riippuu tietenkin siitä, millaisia haasteita teillä on ja mitä ongelmia haluatte ratkaista.

Olemme koonneet viisi yleisintä osa-aluetta, joita asiakkaamme usein kysyvät ja joihin on saatavilla hyviä vakiomuotoisia ratkaisuja:

1. Järjestelmä piirustusten ja dokumenttien hallintaan

Elämme 3D-maailmassa. Suurin osa tuotteista suunnitellaan kolmiulotteisina malleina, ja jokainen malli tuottaa suuren määrän piirustuksia ja dokumentteja, jotka on pidettävä järjestyksessä. Tässä PDM-järjestelmä on avainasemassa. Kun kaikki suunnittelijat työskentelevät samassa järjestelmässä, saadaan erinomainen hallinta kaikkiin piirustuksiin ja dokumentteihin. Kaikki on haettavissa. Kaikki löytyy riippumatta siitä, missä toimipisteessä tai maassa sinä ja kollegasi olette. Näet helposti, kuka on tehnyt mitä ja mitä muutoksia piirustukseen on tehty – vaikka kollega olisi sairas tai työmatkalla. Näet myös nopeasti, mikä piirustuksen tila on – onko se hyväksytty vai odottaako muutoksia?

2. Järjestelmä piirustusten ja dokumenttien jakamiseen

Kun suunnittelu on valmis, se täytyy jakaa monille sidosryhmille myös suunnitteluosaston ulkopuolella – myös niille, joilla ei ole CAD-ohjelmistoa. Tässä PDM-järjestelmä toimii todellisena tukipilarina. Kaikki järjestelmään pääsyn omaavat henkilöt voivat roolinsa mukaan tarkastella ja käyttää tarvitsemiaan dokumentteja. On myös mahdollista seurata tehtyjä muutoksia ja tarkastella alkuperäistä suunnitelmaa. Suunnittelijoiden kuormitus kollegoiden kysymyksiin vastaamisessa vähenee huomattavasti, ja he voivat keskittyä olennaiseen.

3. Järjestelmä piirustusten ja dokumenttien hyödyntämiseen

Monilla on tarve tarkastella suunnittelutietoja tietystä tuotteesta – sekä sisäisesti että ulkoisesti – myös ilman CAD-ohjelmaa. PDM-järjestelmä ratkaisee tämänkin. Suunnittelupäällikkö voi hyväksyä piirustuksia ja täydentää niitä muilla dokumenteilla. Tuotanto voi ladata leikkuutiedostoja ja PDF-piirustuksia ja varmistua siitä, että valmistus tapahtuu oikean version mukaisesti. Tuotannon esivalmistelu voi tarkistaa, että kaikki tarvittavat materiaalit, kuten ruuvit ja levyt, ovat saatavilla. Hankinta voi laatia nimikelistoja (BOM) ja tehdä tilauksia. Myynti- ja markkinointiosasto voi hakea tuotetietoja ja kuvia tarjouksiin sekä markkinointimateriaaleihin.

4. Järjestelmä varmistamaan suunnitelmien viimeisin versio

Kun piirustus hyväksytään PDM-järjestelmässä, se lukitaan, eikä siihen voi tehdä muutoksia. Näin varmistetaan, että olemassa on vain yksi virallinen versio ja että valmistus tapahtuu juuri sen mukaan. Jos hyväksyttyyn suunnitelmaan halutaan tehdä muutoksia, järjestelmä tarjoaa selkeät ja hallitut menettelytavat muutospyyntöjen käsittelyyn.

5. Järjestelmä tiedon uudelleenkäyttöön

Kaikki PDM-järjestelmään tallennettu tieto on hyödynnettävissä yhä uudelleen. Kaikki on haettavissa ja järjestetty selkeisiin rakenteisiin. Voit helposti ottaa käyttöön aiemman suunnitelman tai osan siitä ja käyttää sitä uudessa projektissa.

 

#4: Miten julkisia suunnitteludokumentteja, esim. PDF- tai DWF-tiedostoja, julkaistaan??

Yksi tärkeimmistä kysymyksistä PDM-järjestelmän käytössä on, miten piirustukset ja muut dokumentit, joita hallitaan PDM-järjestelmässä, saadaan helposti saataville järjestelmän ulkopuolisille käyttäjille.

PDM-järjestelmä on useimmiten tarkoitettu suunnitteluosaston ja niiden henkilöiden käyttöön, jotka työskentelevät dokumenttien kanssa kehitysvaiheen aikana. Kuitenkin sekä sisäisesti että ulkoisesti on monia henkilöitä, joilla on tarve päästä käsiksi tiettyyn tuotteeseen liittyviin suunnittelutietoihin – riippumatta siitä, onko heillä pääsyä CAD-ohjelmistoon vai ei. Myös tämä voidaan ratkaista PDM-järjestelmässä niin sanotun julkaisuratkaisun avulla.

Tällaisen ratkaisun avulla koko yrityksen henkilöstön, kuten tuotannon, hankinnan, markkinoinnin ja dokumentoinnin, on helppo päästä käsiksi hyväksyttyihin dokumentteihin – tiedon etsimistä, tulostamista tai vaikkapa toimittajille lähetettäviin sähköposteihin liittämistä varten. Mitä kukin henkilö voi nähdä ja tehdä julkaisuratkaisussa, määritellään käyttöoikeuksien avulla.

PDF on yleisimmin toivottu tiedostomuoto, kun puhutaan suunnitteluosaston ulkopuolisille käyttäjille tarkoitetusta "julkisesta" arkistosta. Tuotannon näkökulmasta on myös hyvin tavallista, että halutaan DXF-tiedostoja koneiden ohjausta varten. Molemmissa tapauksissa nämä voidaan luoda automaattisesti samassa hetkessä, kun osan ja/tai piirustuksen tila asetetaan "Hyväksytty"-merkintään.

Mahdollisuudet jakaa hyväksyttyä tietoa muille paranevat jatkuvasti. Tärkeintä on panostaa ratkaisuun, jossa kaikkien on helppo löytää etsimänsä tiedot.

 

#5: Tehokas viestintä PDM-järjestelmän avulla

Tehokas ja selkeä viestintä ei ole helppoa. Ja mitä paremmiksi viestijöiksi tulemme, sitä enemmän viestintää myös odotetaan – yhä lyhyemmässä ajassa ja pienemmillä resursseilla.

Moni turhautuu viestinnässä siksi, ettei aikaa ole. Siksi on tärkeää erottaa kaksi asiaa: mitä pitää viestiä aktiivisesti – ja mitä pitää vain varmistaa olevan saatavilla. Kaikkea ei tarvitse lähettää sähköpostilla tai Teamsissa – tärkeämpää on, että tieto löytyy helposti silloin kun sitä tarvitaan.

Tässä PDM-järjestelmästä on iso apu. Se tuo viestintään kaksi konkreettista hyötyä:

• Tiedon laatu paranee, kun suunnittelussa tarvittavat kentät täytetään oikein.

• Oikea tieto tavoittaa oikeat ihmiset automaattisesti, ilman manuaalista työtä.

Esimerkki havainnollistaa:

Suunnittelija tekee uuden osan ja tallentaa sen PDM:ään. Hän merkitsee työn valmiiksi – jolloin valmistelijat saavat siitä tiedon automaattisesti. Kun he ovat tarkistaneet materiaalin ja hyväksyneet sen, tieto kulkee eteenpäin hankintaan. Hankintajärjestelmä saa osaluettelon suoraan PDM:stä ja voi luoda tilauksen PDF-piirustuksineen. Kun osat saapuvat, kokoonpano saa automaattisesti tiedon ja aloittaa työnsä. Jos tulee kysymyksiä, he voivat itse avata piirustukset ja 3D-mallit suoraan järjestelmästä.

Näin tieto kulkee ilman sähköpostirumbaa, ja jokainen löytää tarvitsemansa – ajallaan ja ajantasaisena.

#6: PDM suunnittelijan näkökulmasta

Monissa tuotekehitysyrityksissä suunnittelijat käyttävät viikoittain tunteja muiden osastojen tukemiseen ja piirustusten jakamiseen. Tämä on kaikki pois varsinaisesta tuotekehityksestä.

Nykypäivän 3D-suunnittelussa syntyy valtava määrä osia, kokoonpanoja ja piirustuksia. Mitä enemmän dataa kertyy, sitä vaikeampi on hallita versioita, nimeämisiä ja tekijätietoja. Samalla muut yrityksen toiminnot – kuten hankinta, tuotanto ja myynti – tarvitsevat ajantasaiset dokumentit omaan työhönsä.

PDM-järjestelmä tuo tähän rakenteen. Se tallentaa ja hallinnoi kaiken tuotetiedon tuotteen koko elinkaaren ajalta. Piirustuksia ja dokumentteja voi hakea ja käyttää itse – ilman että pitää kysyä suunnittelijalta.

Esimerkiksi jos perävaunua suunnittelee kolme eri henkilöä, PDM:n avulla näkee helposti, kuka tekee mitä, missä vaiheessa työ on, ja mitä vielä puuttuu. Kun piirustukset nimetään yhteisesti sovitun standardin mukaisesti, ne löytyvät helposti – olitpa toimistolla tai etätöissä toisella paikkakunnalla.

Järjestelmä automatisoi myös hyväksyntäprosessit ja tarvittavien tiedostojen (esim. PDF, DXF) luonnin. Näin piirustukset ovat myös ei-CAD-käyttäjien ja tuotannon käytettävissä – ilman manuaalista jakelua.

Hyvin järjestetty suunnittelutieto vähentää riskejä: väärän version käyttö, puuttuvat piirustukset tai päällekkäiset työt jäävät historiaan. Tarvittava tuotetieto on aina saatavilla – ajasta ja paikasta riippumatta.

 

#7: PDM yrityksen näkökulmasta 

Kun suhdanteet ovat vahvat, eläköityminen kiihtyy ja osaavan työvoiman saanti vaikeutuu, kasvaa paine nykyhenkilöstöä kohtaan. Uusien työntekijöiden on puolestaan omaksuttava käytännöt nopeasti ja päästävä tuottavaan työhön mahdollisimman pian.

Kovassa kiireessä prosesseissa aletaan helposti oikaista. Tämä voi johtaa puutteelliseen dokumentointiin tai virheellisten tiedostojen lähettämiseen – esimerkiksi alihankkijalle.

PDM (Product Data Management) on ratkaisu, jolla tuotekehityksen ja suunnittelun dokumentaatio saadaan hallintaan. Kun tieto kulkee ohjatusti ja statusten mukaisesti, ostajat ja tuotannonvalmistelijat löytävät tarvitsemansa materiaalit itse – ilman että suunnittelijaa tarvitsee vaivata. Käyttöoikeuksilla voidaan hallita, kuka näkee hyväksytyt tai keskeneräiset dokumentit.

PDM on osa digitaalista LEAN-ajattelua. Se tuo rakennetta ja selkeyttä, vähentää virheitä ja nopeuttaa työntekoa. Asiakas hyötyy, kun työ on tehokasta eikä aikaa kulu turhaan.

Hyvin toteutettu PDM-järjestelmä mahdollistaa kasvun ilman, että organisaatiota tarvitsee kasvattaa.

 

#8: PDM tuotannon näkökulmasta

#9: PDM asiakasnäkökulmasta

#10: Koska PDM:stä tulee PLM?

Asiakkaat kysyvät meiltä usein, kumpi järjestelmä on tarpeen – PDM vai PLM? Missä menee raja PDM:n ja PLM:n välillä?

Ytimekäs vastaus: PDM-järjestelmä keskittyy tuotetiedon hallintaan suunnitteluvaiheessa. PLM-järjestelmä puolestaan hallitsee tuotetiedon koko elinkaaren ajan – ideasta valmistukseen, käyttöön ja lopulta poistamiseen tai kierrätykseen. Lisäksi PLM tukee laajemmin liiketoimintaprosesseja ja yhteistyötä eri osastojen välillä: suunnittelu, tuotanto, myynti ja jälkimarkkinointi.

Esimerkiksi: PDM-järjestelmä hoitaa suunnitteluosaston tekemät muutokset, mutta ei hallitse ostettuja tuotteita tai osia, jotka löytyvät ERP-järjestelmästä. PLM yhdistää PDM:n ja ERP:n, muodostaen näin koko tuotteen elinkaaren kattavan tiedonhallinnan ytimen.

PLM tuo mukanaan myös paljon muuta:

• Seuraa toimitettuja tuotteita ja niihin tehtyjä muutoksia jälkikäteen.

• Hallinnoi jälkimarkkinaprosesseja, kuten huoltoja ja varaosia.

• Tietää, mikä versio tuotteesta on asiakkaalla, milloin huolto pitäisi tehdä ja mitä on jo huollettu.

• Tunnistaa oikeat varaosat eri versioihin.

PLM-järjestelmässä on lisäksi:

• Täysi jäljitettävyys

• Tehokkaat hakutoiminnot

• Selkeä näkyvyys kaikkiin muutoksiin

Ja mikä tärkeintä: järjestelmä palvelee koko yritystä. Kun esimerkiksi hankinta kokoaa tilausta PLM:n kautta, he voivat luottaa siihen, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla.

 

#11: Onnistuneet projektit teollisuuslaitoksissa

Yli 30 vuoden kokemus PDM-ratkaisuista eri toimialoilla on opettanut paljon – sekä siitä, mikä toimii, että siitä, mikä ei. Hyvä uutinen on, että järjestelmät ovat kehittyneet ja niiden käyttöönotto on nykyään huomattavasti helpompaa. Tämä on tehnyt PDM:stä realistisen vaihtoehdon myös pienille yrityksille.

On olemassa kaksi keskeistä tekijää, jotka ovat lisänneet tehokkaan dokumentinhallinnan tarvetta alasta riippumatta:

1. 3D-CAD on vakiintunut osaksi sekä tuotekehitysyritysten että omia laitoksiaan suunnittelevien ja ylläpitävien teollisuusyritysten arkea. 3D-mallinnus tuottaa huomattavasti enemmän tiedostoja ja riippuvuuksia kuin perinteinen 2D-suunnittelu.

2. Tuotekehityksessä halutaan yhä enemmän hyödyntää aiemmin tehtyä työtä. Tämä säästää aikaa ja rahaa. Laitosten omistajille taas digitaalinen dokumentointi on iso etu kunnossapidossa – aikaa säästyy merkittävästi, kun tarvittavat tiedot ovat nopeasti löydettävissä.

Mikä sitten tekee PDM-projektista onnistuneen? Ennen kaikkea se, että järjestelmä tuo todellista hyötyä käyttäjilleen ja säästää merkittävästi aikaa. Hyvä esimerkki tästä on Morgårdshammar AB:n lähes 25 vuotta käytössä ollut dokumentinhallintaratkaisu. Yrityksessä rakennettiin järjestelmä, jossa kaikki hyväksytyt piirustukset ovat kaikkien saatavilla selkeästi haettavassa muodossa. Hyöty oli merkittävä kaikilla osastoilla – suunnittelusta tuotantoon, myyntiin ja jälkimarkkinaan.

On harvinaista, että IT-ratkaisu kestää näin pitkään lähes ilman huoltoa – ja vielä tuottaa jatkuvaa hyötyä. Tämä osoittaa, että hyvin toteutettu järjestelmä on erinomainen sijoitus, vaikka sen takaisinmaksua voi olla vaikea arvioida etukäteen.

 

#12:  PDM-projekt – Miten muut tuotekehitysalalla toimivat yritykset toimivat?

Kun yrityksessä aletaan harkita PDM-järjestelmän (tai muun järjestelmän) käyttöönottoa, on tärkeää, että valitusta toimittajasta syntyy heti alusta alkaen luottamuksellinen tunne. Luottamus toimittajaan on onnistuneen projektin ehdoton edellytys.

Yksi keskeinen asia on se, että toimitusratkaisusta syntyy turvallinen ja vakuuttava olo. Kun ratkaisu tuntuu oikealta, kannattaa pyytää mahdollisuus referenssikäyntiin. Siellä voi nähdä, miten muut toimialan yritykset ovat toteuttaneet vastaavan projektin. Mitä haasteita heillä oli? Ovatko ne samoja kuin teillä? Miten he kokivat projektin alusta käyttöönottoon ja edelleen arjen käyttöön? Mihin asioihin kannattaisi kiinnittää erityistä huomiota?

Tarkastellaanpa, miten asiakkaamme Movomech – yksi maailman johtavista nostoteknologian ja materiaalinkäsittelyn toimijoista – toimi. He päättivät tehostaa suunnitteluosastonsa toimintaa ja keskittää tukipalvelut sekä lisenssihallinnan yhdelle toimittajalle. Symetri valittiin kumppaniksi tähän tehtävään.

Movomechin haasteet:

• Suunnitteluosaston työskentelyn tehostaminen, tavoitteena älykkäämpi tekeminen ja ajansäästö.

• PDM- ja CAD-järjestelmä oli jo käytössä, mutta sen hyödyntäminen oli puutteellista.

• Tarve kumppanille, joka osaa jatkuvasti haastaa ja valmentaa kehityksessä.

• Konsernitason päätös keskittää CAD-tuki ja lisenssit yhdelle toimittajalle.

Ratkaisu: vaiheittainen tehostaminen

PDM-järjestelmän yhteensovitus ja viritys
Symetrin asiantuntijat auttoivat säätämään järjestelmää ja määrittämään asetukset niin, että kaikki voivat työskennellä yhtenäisesti ja tehokkaasti. Kun hyväksytyt piirustukset tallennetaan automaattisesti neutraalissa tiedostomuodossa ja jaetaan koko organisaation käyttöön, säästyy aikaa, virheiden määrä vähenee ja manuaalinen työ minimoituu. Samalla varmistetaan, että alihankkijat saavat aina oikeat tiedot.

Koko suunnitteluosaston tehokkuuden parantaminen
Suunnittelijat voivat keskittyä ydinosaamiseensa, eivätkä enää käytä aikaansa muiden osastojen tukemiseen esimerkiksi piirustusten lähettämisessä asiakkaille.

Koulutus
Kaikki suunnittelijat koulutetaan yhteiseen työskentelytapaan ja tehokkaampiin toimintamalleihin.

Sopimusten ja lisenssien keskittäminen
Kaikki suunnitteluun liittyvät lisenssit ja tukisopimukset koottiin yhdelle toimittajalle, mikä tuo paremman kokonaisnäkymän, kustannusseurannan ja jatkuvan tuen.

Movomechin projektisuunnittelija Göran Nilsson kuvaa tuloksia näin:

“Meiltä on puuttunut kumppani, jonka kanssa voisimme keskustella erilaisista ratkaisuista – sellainen, joka haastaa ja valmentaa meitä tehokkaammiksi. Symetrin myötä olemme saaneet juuri tämän.”

 

#13: Miten saada järjestys suunnittelutietoihin?

Lähes kaikki asiakkaat, joilla ei vielä ole käytössään PDM-järjestelmää, kysyvät meiltä: ”Miten saamme suunnitteludatamme järjestykseen?” Jotta tässä onnistutaan, kannattaa käydä läpi muutama peruskysymys:

1. Nykytilanteen analyysi – missä mennään nyt?

Aivan ensimmäiseksi kannattaa pysähtyä kunnolla oman tilanteen äärelle:

• Miten suunnittelutieto tällä hetkellä hallitaan?

• Missä suurimmat haasteet ovat?

Tässä vaiheessa kannattaa ottaa yhteyttä PDM-toimittajaan, johon tunnette luottamusta, ja pyytää heiltä esitutkimus. Yhdessä voitte selvittää:

• Millainen tieto halutaan mukaan järjestelmään?

• Miten se tulisi järjestää ja syöttää?

• Millainen rakenne toimii teillä parhaiten?

Hyvin tehty esiselvitys säästää sekä aikaa että rahaa jatkossa.

2. Mihin osastoihin ja prosesseihin suunnitteludataa jaetaan?

Suunnittelutieto ei palvele vain suunnittelua – se hyödyttää koko organisaatiota.

• Tuleeko rakenteiden siirtyä automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään?

• Mikä on tuotteiden elinkaari, ja mitä tapahtuu, kun suunnitteludatan tila muuttuu?

• Halutaanko esimerkiksi automaattisesti luoda PDF-piirustuksia hyväksynnän yhteydessä?

Myös tässä vaiheessa PDM-toimittaja voi ehdottaa hyväksi havaittuja toimintatapoja (best practice), joiden avulla varmistetaan, että ratkaisu toimii käytännössä.

3. Miten haluatte käsitellä olemassa olevaa suunnittelutietoa?

Unelmatilanne olisi, että kaikki vanha data siivotaan ja järjestetään uuden rakenteen mukaisesti. Käytännössä tämä ei kuitenkaan yleensä ole järkevää. Kysy siis itseltäsi rehellisesti:

• Kuinka vanhaa dataa aiomme oikeasti käyttää uudelleen?

Usein käy ilmi, että yli 1–2 vuotta vanhoihin ratkaisuihin ei juurikaan enää palata. Suosituksemme onkin:

• Siirretään vain ne tiedot, joita todennäköisesti hyödynnetään jatkossa.

• Panostetaan siihen, että nämä tiedot saadaan kuntoon – attribuutit, ominaisuudet ja linkitykset kohdalleen.

Muu data voidaan tallentaa viitemappiin PDM-järjestelmässä. Jos sitä joskus tarvitaan, se voidaan ottaa käyttöön ja päivittää silloin. Tämä tapa säästää aikaa ja rahaa – ei käytetä resursseja sellaiseen, jota ei ehkä koskaan tarvita.

 

#14: Onko PDM vain huolimattomille suunnittelijoille?

Monet asiakkaistamme käyttävät viikoittain huomattavan määrän aikaa etsiessään piirustuksia tai muita tuotteisiin liittyviä tiedostoja – esimerkiksi silloin, kun tuotanto tarvitsee oikean piirustuksen valmistusta varten. Tämä johtaa usein siihen, että suunnittelijan täytyy keskeyttää oma työnsä ja ryhtyä etsimään piirustusta. Se maksaa sekä aikaa että rahaa – resursseja, jotka voitaisiin käyttää paljon tuottavampaan ja luovempaan työhön. Erityisesti nykypäivän kovassa kilpailussa, jossa vaaditaan lyhyempiä läpimenoaikoja ja korkeampaa laatua, tämä on merkittävä haaste.

Jos siis palaamme kysymykseen siitä, onko PDM vain huolimattomien suunnittelijoiden apuväline, vastaus on selvä: ei missään nimessä. Kyse ei ole huolimattomuudesta – vaan siitä, että yli kolmen-neljän hengen suunnittelutiimissä on käytännössä mahdotonta hallita kaikkia piirustuksia ja niihin liittyviä dokumentteja ilman yhteistä rakennetta ja järjestelmää. Tilanne vaikeutuu entisestään, jos joku on poissa – sairaana, matkoilla, kokouksessa tai lomalla – eikä ole käytössä järjestelmää, jossa tieto on keskitetysti tallennettu ja kaikkien saatavilla.

PDM-järjestelmän selkeät hyödyt:

1. Parempi tiedon saatavuus
PDM-järjestelmässä kaikki piirustukset ja dokumentit tallennetaan keskitetysti niin, että jokainen oikeuksilla varustettu käyttäjä pääsee niihin käsiksi – myös silloin, kun kollega ei ole paikalla.

2. Tiedon jakaminen muille osastoille
PDM toimii linkkinä suunnittelun ja muun organisaation välillä – myös niille, jotka eivät käytä CAD-ohjelmia. Järjestelmän ytimessä on sähköinen arkisto, joka hallinnoi kaikkea tuotteeseen liittyvää tietoa. Tämä on suuri etu, kun joku tarvitsee nopeasti piirustuksen, CAD-mallin, PDF:n, DXF- tai STEP-tiedoston, markkinointikuvan, laskentatuloksen, huolto-ohjeen tai muun dokumentin. Usein myös metatiedot, kuten piirustusnumero, ovat haettavissa.

Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että tuotanto voi itse hakea tarvitsemansa dokumentit ja olla varmoja, että he käyttävät viimeisintä ja oikeaa versiota – ilman että heidän tarvitsee keskeyttää suunnittelijaa. Samoin muu organisaatio, kuten valmistelu, projektinhallinta, myynti, hankinta ja markkinointi, hyötyvät merkittävästi tuotetiedon helppokäyttöisyydestä.

 

#15: Näin onnistut PDM-järjestelmän käyttöönotossa – 7 vinkkiä

1. Kokoa projektiryhmä
PDM-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto kannattaa toteuttaa projektina. Projektiryhmään on hyvä koota edustajia eri puolilta organisaatiota – myös siltä puolelta, jota järjestelmä ei suoraan koske. Määritelkää selkeästi, mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa:
– Haluatteko luoda järjestystä piirustuksiin ja dokumentteihin?
– Varmentaa, että valmistus perustuu aina oikeaan piirustukseen?
– Tehostaa hakua tai tiedon uudelleenkäyttöä?
– Yhdistää työntekijät paikallisesti ja globaalisti?
– Saada toimivan BOM-hallinnan?
Vai ehkä kaiken tämän? Varmista, että projektilla on johdon tuki.

2. Toteuta esiselvitys
Esiselvitykseen panostaminen maksaa itsensä nopeasti takaisin. Siinä käydään läpi yrityksen toiminta, prosessit, käytössä olevat järjestelmät (esim. CAD- ja muut IT-työkalut) sekä yhteistyö asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Määritellään, mitä tietoa siirretään uuteen PDM-järjestelmään – lopputulos on aina niin hyvä kuin syötetty tieto.

3. Valitse sopiva toimittaja ja järjestelmä
Hankinnassa on kyse paitsi tuotteesta ja konsultoinnista, ennen kaikkea osaamisesta ja kokemuksesta. Toimittajan tulee ymmärtää liiketoimintanne kokonaisuus. Pyydä heiltä ehdotuksia käyttöönoton suunnitelmaksi, integraatioiksi, räätälöinneiksi ja koulutuksiksi, jotta voit arvioida heidän kyvykkyytensä toteuttaa vastaavia projekteja.

4. Siivoa siirrettävä data
Ennen järjestelmän käyttöönottoa on tärkeää varmistaa, että kaikki PDM:ään vietävä data on puhdasta ja rakenteet kunnossa. Tämä helpottaa myöhempää käyttöä ja minimoi virheet.

5. Käyttöönotto
Kun toimittaja on valittu ja data valmisteltu, voidaan aloittaa käyttöönotto. Ohjelmistot asennetaan ja tiedot tuodaan testausympäristöön, jossa järjestelmä tarkistetaan ja hienosäädetään. Varmista, että kaikki vaatimukset täyttyvät ennen tuotantokäyttöä.

6. Käyttöönotto ja koulutus
Kun järjestelmä on testattu ja hyväksytty, se otetaan käyttöön. Käyttäjät koulutetaan huolellisesti, jotta he tietävät tarkalleen, miten järjestelmää käytetään ja mistä saa apua tarvittaessa.

7. Ylläpito ja jatkokehitys
PDM-järjestelmä on liiketoimintakriittinen. Siksi sen ylläpitoon ja kehittämiseen tulee suhtautua vakavasti. Laadi suunnitelma siitä, miten muutosehdotuksia kerätään ja prosesseja kehitetään. Varaa budjetti järjestelmän päivityksille ja parannuksille.

 

#16: Miten varmistetaan, että valmistatte oikeiden suunnittelutietojen pohjalta?

Tapaamme usein asiakkaita, jotka kertovat kalliista virheistä tuotannossa, joissa joissakin tapauksissa on ollut kyse miljoonista euroista. Miten voidaan vähentää riskiä tehdä vastaavia virheitä?

Neljä vinkkiä, miten yrityksesi varmistaa, että valmistatte oikeiden tietojen pohjalta:

1.PDM-järjestelmä antaa täyden kontrollin tuotekehitystietoihin ja varmistaa, että valmistatte oikeiden suunnittelutietojen pohjalta.

2. Arviointien avulla tuotanto-osasto voi itse tarkistaa viimeisimmän voimassa olevan version ja saada jäljitettävyyttä aikaisemmista versioista.

3.Piirustusten tilatarkastus helpottaa tuotantoa huomattavasti. Tämä tarkoittaa, että varmistetaan, että tieto on saatavilla oikeaan aikaan, ja tuotanto-osasto pääsee käsiksi vain hyväksyttyihin ja vapautettuihin piirustuksiin.

4.Tarkista, kenellä on oikeudet ja pääsy mihin tietoihin. Oikeuksien hallinnan avulla varmistetaan oikean tiedon saatavuus. Esimerkiksi tuotanto-osastolla ei tulisi olla pääsyä piirustuksiin tuotteista, joita suunnitteluosasto ei ole hyväksynyt.

Noudattamalla näitä neljää askelta yrityksesi voi vähentää virheellisten tuotteiden valmistamisen riskiä ja siten säästää sekä aikaa että rahaa.

 

#17: Mitä tehdä kaikelle historialliselle datalle PDM-hankkeessa?

Kaikissa PDM-projekteissa, olipa kyseessä järjestelmän vaihto tai ensimmäisen järjestelmän hankinta, historiallinen data on tärkeä osa hanketta.

Usein täytyy tehdä päätöksiä siitä, mitä tietoja siirretään uuteen järjestelmään, ja lopputulos ei ole parempi kuin se, mitä sinne syötetään. Eli datan siivoaminen on hyvä idea.

Meidän roolimme tällaisessa työssä on analysoida dataa, laatia listoja siitä, mitä vanhassa järjestelmässä on, ja selkeyttää, mitä tulisi korjata, poistaa tai jättää sellaiseksi kuin se on. Asiakkaan rooli on vastata siivoustyöstä.

Tämän jälkeen kaikki relevantti data tuodaan mielellään testausympäristöön, jossa sitä voidaan tarkastella uudessa järjestelmässä ja tarvittaessa säätää ennen järjestelmän käyttöönottoa.

Historiallisesta datasta puhuttaessa voi verrata sitä ullakolle laitettuihin laatikoihin. Laatikoissa on paljon historiallista dataa, jota harvoin tai ei koskaan käytetä. Sama pätee usein myös suunnittelutietoihin. Vanhemmalle materiaalille ei juuri koskaan ole tarvetta, eikä sitä todennäköisesti jää kaipaamaan, jos sitä ei siirretä uuteen järjestelmään. Siksi sen voi laittaa omaan alueeseen, josta sen voi tarvittaessa etsiä.